Som ett led i vår verksamhet, rådgivning och föreläsningar, behandlar HeLiO Juridik AB personuppgifter om kunder. HeLiO Juridik AB kan även komma att behandla dina personuppgifter när du besöker vår hemsida eller kontaktar oss på annat sätt, t.e.x. via sociala medier. Din integritet är viktig för oss och vi är måna om att vara transparenta med vilka uppgifter om dig som vi behandlar och varför. Vi har därför tagit fram denna integritetspolicy som beskriver vår behandling av dina uppgifter.
Inledning och allmänna uppgifter
Vem ansvarar för behandlingen av dina personuppgifter?
Det är alltid HeLiO Juridik AB, org.nr. 559288-3895, som är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter i anslutning till uppdraget om inget annat framgår av integritetspolicyn.
Vem gäller policyn för?
Vår integritetspolicy förklarar på vilket sätt HeLiO Juridik behandlar dina personuppgifter när du kontaktar oss på olika sätt. Kontakten kan ske i egenskap av kund till oss, att du besöker vår hemsida eller att du kontaktar oss via t.ex. sociala medier utan att sedan bli kund hos oss.
Kontaktuppgifter
HeLiO Juridik AB har adressen Ripvägen 2, 684 31 Munkfors.
Besöksadress är Torget 4, 684 30 Munkfors.
Telefonnummer är 076- 103 94 92.
Om du har frågor kring hur vi behandlar dina personuppgifter kan du alltid kontakta oss genom att skicka e-post till info@heliojuridik.se. Skriv ”Personuppgiftsbehandling” i ämnesraden.
Personuppgifter som HeLiO Juridik AB behandlar
I detta avsnitt beskriver vi vilka olika personuppgifter som vi kan behandla. Personuppgifterna delas dels in i olika kategorier och dels utifrån hur vi har fått tillgång till informationen.
Vilka olika kategorier av personuppgifter behandlar vi om dig?
HeLio Juridik AB behandlar olika typer av personuppgifter om dig som vi har valt att kategorisera på följande sätt;
- Identifiaktionsinformation (t.ex. namn & personnummer)
- Kontaktuppgifter (t.ex. e-post, telefonnummer & postadress)
- Betalningsinformation (t.ex. vilken bank du har samt clearing – & kontonummer)
- Enhetsinformation (t.ex. IP-adress & webbläsarinställningar)
- Arbetsrelaterad data (t.ex. arbetsgivare, yrke & roll på arbetsplatsen)
- Information om anhörig (t.ex. kontaktperson, ombud & dödsbodelägare)
- Känsliga personuppgifter (t.ex. uppgift om politisk utsatthet)
På vilka olika sätt får vi tillgång till personuppgifter?
Information som du ger till oss: När du kontaktar HeLiO Juridik, via telefon, via e-post, via hemsidan eller via sociala medier så kommer du att ge information till oss direkt. Vilken typ av information du lämnar beror på sammanhanget. T.ex. kommer du alltid få lämna ett telefonnummer om du vill boka en tid med vår jurist och om du blir kund hos oss kommer vi även behöva en e-postadress eller postadress för fakturering.
Information som vi noterar om dig: Utöver information som du aktivt ger oss självmant kan du även lämna ifrån dig information på andra sätt, medvetet eller omedvetet. T.ex. via cookies på vår hemsida som syftar till att förse HeLiO Juridik AB med statistik och hjälpa oss att förbättra våra tjänster och vårt erbjudande.
Information som vi får från andra källor: Det är möjligt att HeLiO Juridik AB även kommer hämta information om dig från allmänt tillgängliga källor. T.ex. från offentliga register för att vara säker på att vi har korrekta adressuppgifter till dig. Om det krävs enligt lag kan vi genomföra kontroller av tillämpliga sanktionslistor samt listor med personer i politiskt utsatt ställning i enlighet med lag (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Om vi bedömer att det är nödvändigt kan vi även komma att samla in uppgifter om kreditvärdighet från kreditvärdighetsinsitut, banker eller upplysningsföretag.
Varför behandlar vi dina personuppgifter?
Anledningen till personuppgiftebehandlingen ”beror på” typen av ärende
Det första vi vill upplysa om är att HeLiO Juridik AB aldrig behandlar mer personuppgifter om dig än vi behöver. Vilka personuppgifter som behövs beror på vilken typ av ärende du har hos oss. Även vårt varför kan se olika ut beroende på din situation. T.ex. så kommer vi behöva mer uppgifter om dig om du köper någon typ av tjänst från oss jämfört med om du enbart besöker vår hemsida eller om du enbart ringer oss för att fråga om priset på en viss tjänst.
Ändamål med personuppgiftsbehandling (varför) & rättslig grund (vårt lagliga stöd)
HeLiO Juridik AB behandlar alltid dina personuppgifter för specifika ändamål. Det innebär att det alltid finns ett ”varför” som ligger till grund för behandlingen. För varje ändamål har vi också identifierat en rättslig grund.
De vanligaste grunderna för vår personuppgiftsbehandling är:
- Avtal med dig
- Rättsliga skyldigheter som åvilar HeLiO Juridik AB samt
- HeLiO Juridik Abs berättiga intresse.
Hantering av ditt ärende hos HeLiO Juridik AB
HeLiO Juridik AB erbjuder dig möjlighet att beställa olika tjänster, göra förfrågningar & boka ett personligt möte för rådgivning om juridik. När du vill boka ett möte via vår hemsida & fyller i ett formulär använder sedan vår jurist denna information inför ert möte.
När vi sedan hanterar ditt ärende behandlar vi de uppgifter om dig som är nödvändiga för att kunna leverera just den eller de tjänster som du beställt. Vi behandlar de personuppgifter om dig som är nödvändiga för att fullgöra avtal eller för att vidta avtal innan avtal ingåtts. Om vi behöver uppgifter från någon annan än dig som är avtalspart behandlar vi uppgifterna med stöd av vårt berättiga intresse att kunna tillhandahålla den tjänst vi erbjuder till dig.
Om vi, inom ramen för ett uppdrag från dig, ska hantera en utbetalning eller på annat sätt hjälpa till med en finansiell transaktion behöver vi även behandla uppgift om din bank, ditt bankkonto samt i vissa fall uppgifter om inkomst och medels ursprung.
Utöver de uppgifter som du själv lämnar till oss kan vi komma att samla in teknisk information såsom din IP-adress och teknisk information om den utrustning som används om detta krävs.
Om du har valt att träffa vår jurist digitalt istället för vid ett fysiskt möte, förlitar vi oss på vårt gemensamma berättiga intresse av att tillhandahålla en digital mötesform, avseende de personuppgifter som HeLiO Juridik AB behandlar om dig i samband med det digitala mötet. I övrigt följer behandlingen vid digitala träffar samma ärendehantering som gäller ovan.
Särskilt om kundnöjdhetsundersökningar via Reco.se
För att kunna följa kundnöjdheten på de tjänster vi utfört skickar vi ut undersökningar i samarbete med reco.se. Dessa undersökningar skickas i första hand via e-post och i andra hand via SMS. I dessa undersökningar har du bland annat möjlighet att tala om för oss hur vi kan bli bättre och om du skulle rekommendera oss till någon du känner. Du har även möjlighet att berätta vad vi gjort extra bra. Det är givetvis helt frivilligt att besvara denna undersökning och du kan också välja att avstå från att få ett utskick genom att tala om det för HeLiO Juridik AB. Denna behandling utför vi med stöd av vårt berättiga intresse av att följa upp nöjdheten med våra tjänster.
Dina rättigheter
GDPR (General Data Protection Regulation) eller Dataskyddsförordningen ger dig som enskild ett flertal olika rättigheter till din personliga information, dina personuppgifter. HeLiO Juridik AB har rutiner på plats som säkerställer att du ska kunna utövas dessa rättigheter i förhållande till oss. Du har dessutom alltid rätt att klaga på hur vi behandlar dina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). För allmän information om dina dataskyddsrättigheter hänvisar vi dig till IMYS:hemsida (www.imy.se) och där hittar du även myndighetens kontaktuppgifter.
För att utöva dina rättigheter, eller har frågor kring dina rättigheter i förhållande till HeLiO Juridik AB, kan du vända dig till HeLiO Juridiks dataskyddsombud via info@heliojuridik.se.
Rätt till tillgång
Du har rätt att begära information om vilka personuppgifter som vi behandlar om dig och hur uppgifterna behandlas.
Rätt till information
Du har rätt att få information om hur vi behandlar dina personuppgifter. Vi informerar dig genom vår integritetspolicy och genom att svara på frågor från dig.
Rätt till rättelse
Du har rätt att få felaktiga uppgifter rättade och att be oss komplettera ofullständiga uppgifter genom att lämna oss korrekta uppgifter.
Rätt till radering (rätt att bli bortglömd) och begränsning
Du har i viss utsträckning rätt att begära radering av dina personuppgifter, till exempel om behandlingen inte längre är relevant i förhållande till ändamålet uppgifterna samlades in för eller om du invänder mot behandling som sker baserat på en intresseavvägning (marknadsföring). Du kan även begära att viss behandling av dina uppgifter begränsas, till exempel om du invänder mot uppgifternas riktighet. Observera att denna rättighet inte gäller för uppgifter som vi behöver för ändamålet att uppfylla rättsliga förpliktelser eller för att försvara oss mot rättsliga anspråk, däribland information om att du har varit kund hos oss och vad ditt ärende handlade om.
Rätt att göra invändningar
Du har av personliga skäl rätt att invända mot HeLiO Juridik ABs personuppgiftsbehandling som sker med grund i ett allmänt intresse, eller i ett av våra berättigade intressen. I en sådan situation upphör behandlingen om det inte föreligger berättigande skäl som väger tyngre än dina personliga intressen eller om syftet med behandlingen är att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.
Rätt till dataportabilitet
Om du har lämnat ditt samtycke eller om vi grundar behandlingen på avtal med dig har du rätt att få ut de personuppgifter som rör dig som du har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig. Du har också rätt att få vår hjälp att överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig när detta är tekniskt möjligt.
Rätt att inge klagomål
Om du skulle ha några klagomål avseende vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att lämna ett klagomål till Integritetsmynidgheten (www.imy.se).
Så delar vi dina personuppgifter
HeLiO Juridik AB lämnar endast ut dina personuppgifter till dig eller de parter som av olika lagliga skäl behöver dem. Vi lämnar aldrig ut eller delar dina personuppgifter utan ett specifikt rättsligt stöd.
Varje organisation som vi lämnar ut uppgifter till ansvarar för att förvalta dina personuppgifter säkert och enligt lag.
Vi har kategoriserat de mottagare som vi delar eller kan komma att dela dina personuppgifter med i olika kategorier nedan.
Myndigheter: HeLiO Juridik AB kan komma att behöva dela vissa av dina personuppgifter med myndigheter, såsom t.ex. Skatteverket eller Försäkringskassan. Detta gör vi när vi enligt lag är skyldiga att göra det eller när det krävs för att fullgöra vårt avtal med dig.
Banker: När vårt uppdrag för dig kräver det kommer vi dela dina personuppgifter med banker, t.ex. dödsboet bank eller banken som HeLiO Juridik AB använder för eventuellt klientmedelskonto. Det handlar då främst om din identitetsinformation, kontaktinformation & betalningsinformation samt uppgift om vårt uppdrag för dig.
Samarbetspartners: I de fall det behövs, för att vi ska kunna fullgöra vårt avtal med dig, kan vi komma att dela dina personuppgifter med en tredje part som t.ex. en mäklarfirma eller auktionshus i samband med förvaltning av dödsbon. I de fall den tredje parten inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med våra instruktioner är den tredje parten självständigt personuppgiftsansvarig för behandlingen.
Sociala medier: HeLiO Juridik AB använder Facebook, LinedIn & Instagram för marknadsföringsåtgärder. I de fall du kontaktar oss via någon av dessa kanaler kommer dessa bolag att motta dina personuppgifter. För själva delningen av dina uppgifter till oss är vi ansvariga tillsammans med dem, men dessa aktörer ansvarar sedan själva för hur de behandlar dina personuppgifter hos sig efter att de har mottagit dem. Denna behandling regleras av respektive sociala mediers egna personuppgiftpolicy/integrationspolicy.
Tjänsteleverantörer: Tjänsteleverantörer är en kategori av mottagare som utgörs av bolag som bara kommer att behandla dina personuppgifter enligt våra instruktioner, så kallade personuppgiftsbiträden. Denna kategori omfattar särskilt systemleverantörer som t.ex affärssystem, bokföring m.m., juridiska ombud & affärskonsulter. Dessa leverantörers behandling av dina personuppgifter regleras enligt särskilda avtal samt denna integritetspolicy.
Tredjelandsöverföring: HeLiO Juridik AB strävar efter att endast behandla dina personuppgifter inom EU/EES. När vi måste dela dina personuppgifter med mottagare utanför EU/EES säkerställer vi att det endast sker till länder som är tillräckligt säkra eller att vi vidtar andra lämpliga skyddsåtgärder. Dessa skyddsåtgärder kan bland annat inkludera att vi använder oss av standardavtal som godkänts av EU-kommissionen och att vi alltid analyserar och utvärderar mottagarlandets lagstiftning.
Säkerhet och datalagring
Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
HeLiO Juridik AB sparar dina personuppgifter så länge det behövs för att uppfylla avtalet med samt för att uppfylla lagkrav i t.e.x bokföringslagen och penningstvättlagen. De juridiska dokument som du köper av oss och din ärendemapp sparar vi i upp till tio (10) år p.g.a. vårt berättiga intresse av att bevaka vårt rättsliga intresse vid en eventuell tvist. Hur länge vi sparar dina personuppgifter varierar beroende på ändamål.
Säkerhet och sekretess
Det är såklart jätteviktigt för HeLiO Juridik AB att skydda de personuppgifter om dig som vi behandlar. Därför har vi vidtagit lämpliga tekniska, organisatoriska och administrativa säkerhetsåtgärder för att försäkra oss om att dina personuppgifter endast behandlas på korrekt sätt.
Detta innebär bland annat att endast den jurist som arbetar med ditt ärende har tillgång till uppgifterna.